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Puntos clave para auditar las cifras de los estados financieros

Cuando nuestro trabajo es para opinar sobre los estados financieros al cierre a 31 de diciembre, no es buena práctica auditar cierres mensuales debido a que esto es desgastante para el auditor y no le permite enfocar su trabajo en aquellas áreas en donde puede  proteger o crear valor para el cliente.
En lugar de auditar estos cierres mensuales el auditor puede realizar una buena planeación y evaluación de procesos para identificar riesgos de negocio, fraude y procesos y evaluar el diseño y la efectividad de los controles clave que mitigan los riesgos identificados. Con base en los resultados de estas pruebas se define el alcance de los procedimientos sustantivos.
Una buena práctica es realizar los procedimientos sustantivos en dos momentos, un pre cierre y en el cierre de fin de año.
Pre cierre:
El pre cierre se debe realizar en una fecha cercana al cierre a 31 de diciembre y su objetivo es el de identificar situaciones que puedan tener implicaciones significativas en los estados financieros con el fin de informarlas al cliente antes del cierre para que tenga tiempo de realizar las debidas correcciones y evitarle sorpresas de última hora (salvedades, limitaciones en el alcance, etc). El pre cierre es recomendable realizarlo entre agosto y octubre.
Un factor clave de éxito para un pre cierre es contar con unos estados financieros bien depurados por parte de la administración de la compañía, es decir que la compañía debe preparar sus estados financieros al pre cierre como si fuera el cierre de fin de año. Por lo anterior, es necesario que el auditor le transmita al cliente esta necesidad informándole los beneficios que va a traer para las dos partes.
Algunas situaciones que podemos identificar en el pre cierre y que se deben comunicar al cliente para que realice los respectivos ajustes al cierre a 31 de diciembre.
  1. Necesidad de practicar avalúos a los activos de la compañía
  2. Necesidad de depurar las conciliaciones (bancos, deudores, inventarios, activos fijos, proveedores, etc.)
  3. Necesidad de ajustar las provisiones (cartera, inventarios, contingencias etc.)
  4. Necesidad de realizar el inventario de fin de año
  5. Necesidad de ajustar las depreciaciones
  6. Necesidad de actualizar el cálculo actuarial (Compañías que tienen a su cargo pensionados)
  7. Necesidad de solicitar certificados de las inversiones
  8. Necesidad de conciliar las confirmaciones recibidas
  9. Ajustes de los saldos por las confirmaciones recibidas
  10.  Etc.
Existen dos procedimientos que consideramos se deben incluir en el pre cierre teniendo en cuenta su relevancia para la obtención de evidencia suficiente y adecuada.
1)             Planear la participación en la toma física de fin de año
Antes del cierre a 31 de diciembre, el auditor deberá planear su participación en la toma física de fin de año, con el fin de definir el alcance y la logística necesaria para su participación.
2)             Envío de confirmaciones a clientes y proveedores
Las confirmaciones de clientes y proveedores son las más difíciles de conseguir y pueden implicar invertir mayor tiempo para identificar posibles ajustes, teniendo en cuenta que en los casos en donde se presentan diferencias  el cliente debe entrar a conciliar sus cifras con las cifras del tercero que confirmó. Por lo anterior, recomendamos que estas confirmaciones se envíen con un corte antes del cierre a 31 de diciembre (Ejemplo, con corte a 31 de octubre de 2010), para que el proceso de obtención, análisis y ajuste se realice antes del cierre.

 

De acuerdo con la Norma Internacional de Auditoría, 330, emitida por la International Federation of Accountants (IFAC), vigente a partir del 1 de enero de 2010, el auditor deberá diseñar y ejecutar procedimientos sustantivos para cada clase de transacción importante, saldo de cuenta y revelación, independientemente de los riesgos evaluados, para lo que puede considerar la aplicación, sólo, de procedimientos sustantivos analíticos, o pruebas de detalles o una combinación de procedimientos sustantivos analíticos y de pruebas de detalles.
 
De acuerdo con la NIA 330, Procedimientos sustantivos, significa pruebas realizadas para obtener evidencia de auditoría para detectar representaciones erróneas de importancia en los estados financieros, y son de dos tipos:
   
(a) Pruebas de detalles de transacciones y balances; y
(b) Procedimientos analíticos sustantivos
  
Los procedimientos sustantivos los debemos plantear con un alcance inversamente proporcional a los resultados o ausencia de las pruebas a los controles. Es decir, si los resultados de las pruebas a los controles fueron satisfactorios (positivos) el alcance de nuestras pruebas sustantivas debe ser menor, pero si los resultados de las pruebas a los controles no fueron satisfactorios (negativos) o no realizamos pruebas a los controles, el alcance de nuestras pruebas sustantivas debe ser mayor. Para estos casos es necesario que el Auditor utilice su juicio profesional para determinar si obtuvo evidencia suficiente y adecuada que le permita concluir si las cifras auditadas son razonables.
    
Una forma sencilla de plantear el tipo de pruebas y el alcance de las mismas es identificando que riesgos de los estados financieros se pueden materializar. Uno de los principales riesgos como auditores es que la compañía sobreestime sus activos y/o subestime sus pasivos, con el fin de mostrar unos estados financieros atractivos a terceras partes. Teniendo en cuenta lo anterior, debemos elaborar procedimientos sustantivos que nos ayuden a identificar la ocurrencia de este tipo de riesgos.
  
¿Qué procedimientos utilizamos para cubrir el riesgo de sobreestimación de activos?
 
A continuación nombraremos algunos de los procedimientos sustantivos que nos cubren el riesgo de sobreestimación de activos:
  
- Confirmaciones con terceras partes (bancos, inversiones, cuentas por cobrar, seguros, etc)
  
- Revisión de pagos posteriores (Deudores)
  
- Revisión de las conciliaciones de cuentas del activo (bancos, cuentas por cobrar, inventarios, propiedad, planta y equipo, diferidos)
  
- Participación en la toma física de inventarios
  
- Correcta clasificación de los activos diferidos. Muchas compañías tienen como práctica disfrazar gastos como activos. Lo que sobrestima el activo y subestima el gasto.
  
- Revisión de la suficiencia de la provisión de cuentas por cobrar
     
- Revisión de la suficiencia de la provisión de inventarios
  
- Revisión de la valuación de la propiedad, planta y equipo
  
- Revisión de la valuación de las inversiones
   
- Revisiones analíticas de las cuentas del activo

  
- Entre otros
  
¿Qué procedimientos utilizamos para cubrir el riesgo de subestimación de pasivos?
  
A continuación nombraremos algunos de los procedimientos sustantivos que nos cubren el riesgo de subestimación de pasivos:
 
- Confirmación de terceras partes (Obligaciones financieras, proveedores, abogados, compañías vinculadas)
  
- Revisión de las conciliaciones de cuentas del pasivo (proveedores, nómina por pagar, otras cuentas por pagar, etc)
  
- Procedimientos para identificar pasivos no registrados
  
- Revisión de pagos posteriores (Pasivos)
  
- Revisiones analíticas de las cuentas del pasivo
  
- Entre otros
 
¿Que son primero los procedimientos analíticos o las pruebas de detalle?

Es recomendable realizar primero los procedimientos analíticos debido a que los resultados de estos pueden impactar la naturaleza y alcance de las pruebas de detalle. Los procedimientos analíticos nos pueden ayudar a identificar áreas de riesgo en aumento, y el aseguramiento obtenido de los procedimientos analíticos sustantivos reducirá la cantidad de aseguramiento necesario de otras pruebas.
  
¿Y las notas a los estados financieros?

Las revelaciones en las notas a los estados financieros son igual de importantes que las cifras que aparecen en los estados financieros, ya que con estas notas la administración de la compañía debe revelar situaciones que puedan tener algún tipo de impacto a la hora de que un tercero tome una decisión con base en los estados financieros. Ejemplo: Cuando existe dependencia de un cliente, ésta situación se debe revelar en las notas a los estados financieros. El auditor debe verificar la integridad de las revelaciones de los estados financieros de acuerdo con los principios de contabilidad.

Vladimir Martínez R.
Director de www.auditool.org
Red de Conocimientos en Auditoría y Control Interno
Bogotá D.C. / Colombia
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www.auditool.org

 

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